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遵守勞動(dòng)紀(jì)律，是勞動(dòng)者履行勞動(dòng)合同的基本義務(wù)，相應(yīng)地，用人單位在勞動(dòng)關(guān)系中也享有用工管理權(quán)，有權(quán)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，并對(duì)嚴(yán)重違反規(guī)章制度的員工作出相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括解除勞動(dòng)合同。企業(yè)在勞動(dòng)用工管理中亦日漸重視管理的合法合規(guī)性，注意到在處理違紀(jì)行為時(shí)要 “有法可循、有據(jù)可依”。但縱觀近年來(lái)有關(guān)違紀(jì)解除而引發(fā)的勞動(dòng)爭(zhēng)議案件，企業(yè)往往會(huì)在一些違紀(jì)行為處理的細(xì)節(jié)上發(fā)生“疏漏”，導(dǎo)致最終敗訴。筆者根據(jù)既往的仲裁、訴訟經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了違紀(jì)解除處理中的十項(xiàng)合規(guī)細(xì)節(jié)要點(diǎn)，希望對(duì)企業(yè)的用工管理有所幫助。
1. 規(guī)章制度的送達(dá)
規(guī)章制度的送達(dá)是規(guī)章制度有效適用最基礎(chǔ)也是至關(guān)重要的一環(huán)。根據(jù)筆者的既往經(jīng)驗(yàn)，案件中一般鮮少存在用人單位未向員工發(fā)布規(guī)章制度的情況，但往往因?yàn)橐恍笆枋А睂?dǎo)致規(guī)章制度的送達(dá)未被司法部門(mén)認(rèn)可，如通過(guò)郵件群發(fā)向全員發(fā)布，但因涉訴時(shí)員工已不在郵箱群組內(nèi)無(wú)法查看，無(wú)法證明當(dāng)時(shí)的送達(dá)；如簽收單上載明的規(guī)章制度名稱(chēng)和發(fā)布的制度文本有出入；如郵件中所附的規(guī)章制度內(nèi)網(wǎng)鏈接已進(jìn)行遷移，無(wú)法查看發(fā)布的制度具體內(nèi)容等。
2. 規(guī)章制度和違紀(jì)行為的對(duì)應(yīng)性
大部分的用人單位在對(duì)違紀(jì)行為處理時(shí)都會(huì)在規(guī)章制度中鎖定具體對(duì)應(yīng)的違紀(jì)條款，但根據(jù)司法實(shí)踐，有以下規(guī)章制度對(duì)應(yīng)性的細(xì)節(jié)問(wèn)題值得用人單位在處理違紀(jì)行為時(shí)也做重點(diǎn)關(guān)注：1）企業(yè)的規(guī)章制度時(shí)有更新，而有時(shí)員工的違紀(jì)行為歷時(shí)較久才為用人單位發(fā)現(xiàn)查處，此時(shí)則要注意，應(yīng)按照員工違紀(jì)行為發(fā)生時(shí)所適用的規(guī)章制度版本來(lái)對(duì)違紀(jì)行為進(jìn)行問(wèn)責(zé)處理；2）規(guī)章制度往往難以窮盡所有的違紀(jì)行為，而有時(shí)員工的違紀(jì)行為又并非常見(jiàn)，企業(yè)在處理時(shí)會(huì)援引兜底性條款，如其他嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律的行為，但在實(shí)踐中，除非是從長(zhǎng)普遍認(rèn)知上都屬于嚴(yán)重違反勞動(dòng)者基本職業(yè)道德和勞動(dòng)紀(jì)律的行為，否則援引兜底性條款的違紀(jì)解除往往無(wú)法得到司法部門(mén)的認(rèn)可和支持。這就要求用人單位結(jié)合既往的管理和勞動(dòng)糾紛經(jīng)驗(yàn)，時(shí)不時(shí)地對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行補(bǔ)充修訂；3）企業(yè)在設(shè)計(jì)規(guī)章制度的違紀(jì)行為分級(jí)時(shí)，同一類(lèi)違紀(jì)行為可能會(huì)根據(jù)情節(jié)不同而在輕微違紀(jì)、中等違紀(jì)、嚴(yán)重違紀(jì)中均出現(xiàn)，在處理這樣的違紀(jì)行為中需要注意甄別行為對(duì)應(yīng)的違紀(jì)等級(jí)，在既往案件中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有些員工的違紀(jì)行為根據(jù)制度中的規(guī)定，可同時(shí)符合中兩檔違紀(jì)等級(jí)，在此情況下司法部門(mén)往往只支持按較輕的一檔違紀(jì)等級(jí)來(lái)進(jìn)行處分，貿(mào)然適用較重的違紀(jì)等級(jí)很有可能導(dǎo)致違法解除。
3. 日常管理中的證據(jù)固定
一些涉及員工日常工作表現(xiàn)的違紀(jì)案件中，我們往往會(huì)發(fā)現(xiàn)有些可惜的情況是，出于人性化管理、柔性管理，主管在對(duì)下屬進(jìn)行管理或同事間進(jìn)行工作溝通時(shí)，往往不會(huì)直接指出員工在工作態(tài)度上的問(wèn)題或工作疏失，這就導(dǎo)致在日后的違紀(jì)解除案件處理中，用人單位無(wú)法證明員工在日常工作中所累積的過(guò)錯(cuò)已嚴(yán)重到達(dá)到解除勞動(dòng)合同的程序（裁審人員作為中立方很難對(duì)公司業(yè)務(wù)有很透徹深入的了解，所以需要更為直觀的證據(jù)來(lái)證明員工的過(guò)錯(cuò)過(guò)失）。建議在日常的工作管理過(guò)程中，若對(duì)員工工作表現(xiàn)不滿(mǎn)意或者員工確實(shí)存在工作過(guò)失的，可通過(guò)郵件等明確指出，保留書(shū)面證據(jù)，以作為日后勞動(dòng)爭(zhēng)議案件中的重要證據(jù)。此外，在日常管理中，對(duì)于涉及違紀(jì)的員工，也應(yīng)更有意識(shí)地注意證據(jù)收集，比如遇到員工拒不完成工作的情況，考慮到“難證其無(wú)”但舉證責(zé)任又在用人單位的問(wèn)題，主管可以多通過(guò)郵件留證，比如郵件確認(rèn)員工并未完成工作、詢(xún)問(wèn)員工為何不完成工作等。
另外，日常管理中，企業(yè)與員工之間的很多工作安排、工作任務(wù)、工作成果等溝通交流會(huì)通過(guò)口頭、會(huì)議討論、或在目前最主流的通訊工具微信等上進(jìn)行。然而在發(fā)生違紀(jì)相關(guān)爭(zhēng)議時(shí)，不僅口頭和會(huì)議討論中安排/確認(rèn)的內(nèi)容無(wú)法得到證明，微信也常面臨聊天記錄刪除、刪除對(duì)方微信、退出群聊等原因?qū)е略加涗洸淮嬖冢ń貓D并不能算證據(jù)原件）。如果員工否認(rèn)，真實(shí)性很難被認(rèn)可。因此建議管理人員、人事等，保留與問(wèn)題員工的相關(guān)聊天記錄，不主動(dòng)刪除對(duì)方的微信、及時(shí)進(jìn)行公證取證等，以做到證據(jù)固定。
4. 處罰的合理性
除上述提及的違紀(jì)行為和規(guī)章制度的對(duì)應(yīng)性之外，用人單位在處理個(gè)體案件時(shí)，也應(yīng)具體考慮員工的行為嚴(yán)重性和造成的后果。例如，同樣是拒不服從工作指令或工作安排的行為，但拒不完成主要工作職責(zé)和不完成輔助性工作，如填寫(xiě)工作周記等，從違紀(jì)行為的嚴(yán)重性和后果上還是存在較大差異的。我們?cè)谒痉ò咐?，也看到越?lái)越多的案件裁審人員在做審判時(shí)也會(huì)綜合衡量評(píng)估員工行為的惡性、嚴(yán)重性、后果等。因此我們建議，在對(duì)應(yīng)規(guī)章制度進(jìn)行違紀(jì)處理的基礎(chǔ)上，用人單位也應(yīng)進(jìn)一步綜合考慮員工行為本身的惡性和行為后果。
5. 一事不二罰
大部分的用人單位在進(jìn)行違紀(jì)行為處理時(shí)也知曉“一事不二罰”的原則和邏輯，但有些情況下，我們還是會(huì)看到企業(yè)會(huì)因內(nèi)部決議的變化等原因，變更對(duì)員工的處罰決定，如撤銷(xiāo)較輕的處罰，改適用較重的處罰。該種情況即便適用較重處罰亦符合規(guī)章制度的規(guī)定，也很難得到司法部門(mén)的認(rèn)可和支持。而更值得注意的是，對(duì)于員工的持續(xù)性違紀(jì)行為，用人單位在處理時(shí)需要更為慎重，有些情況下盡管員工一段時(shí)間內(nèi)存在多次違紀(jì)，但由于是持續(xù)性的或者說(shuō)是有行為慣性的，公司在處理時(shí)反而只能作為“一事”來(lái)處理，如果直接地按照次數(shù)來(lái)進(jìn)行累計(jì)處理，可能因合理性的問(wèn)題而被認(rèn)定為違法解除。例如公司規(guī)定未按照公司要求填報(bào)報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容的記輕微違紀(jì)一次，三次輕微違紀(jì)可以立即解除，而員工在一個(gè)月內(nèi)多次發(fā)生未按照公司要求填報(bào)的情況，企業(yè)在后一個(gè)月的報(bào)銷(xiāo)審批中發(fā)現(xiàn)了該等違紀(jì)行為，此時(shí)我們不建議公司直接按照員工未按要求填報(bào)的違紀(jì)次數(shù)直接做解除處理，違法解除的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)非常大。
6. 違紀(jì)行為的處理時(shí)間
實(shí)踐中，部分用人單位由于內(nèi)部關(guān)于調(diào)查、處分的流程，從發(fā)現(xiàn)違紀(jì)行為根據(jù)既往的辦案經(jīng)驗(yàn)，過(guò)長(zhǎng)的違紀(jì)行為處理時(shí)間往往會(huì)影響裁審人員對(duì)案件的判斷。部分地區(qū)對(duì)違紀(jì)行為的處理時(shí)長(zhǎng)有明確的規(guī)定，一般在知道或應(yīng)當(dāng)知道之日起5-6個(gè)月內(nèi)。而且該等司法考量，不僅發(fā)生在上述有規(guī)定的部分地區(qū)，在沒(méi)有地方規(guī)定的地區(qū)，部分裁審人員也會(huì)因處理時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題質(zhì)疑公司事隔多時(shí)作出違紀(jì)處理的合理性。建議用人單位在盡可能地加速調(diào)查和處理的時(shí)間，以確保違紀(jì)處分作出的合法合理。
而另一方面，如涉及多項(xiàng)違紀(jì)行為的，也要注意處分的間隔時(shí)間。大部分用人單位的規(guī)章制度中都會(huì)有關(guān)于多項(xiàng)較輕的違紀(jì)行為升等至解除勞動(dòng)合同的升級(jí)規(guī)則，用人單位在作出處分時(shí)也要注意問(wèn)責(zé)的間隔時(shí)間。如果員工確實(shí)在較短的間隔時(shí)間內(nèi)發(fā)生多起事件不同的違紀(jì)行為，公司對(duì)每項(xiàng)違紀(jì)行為作出處分并最終按照規(guī)章制度進(jìn)行升等、解除處理這并無(wú)問(wèn)題，但若是對(duì)于一定時(shí)間內(nèi)的違紀(jì)行為在某個(gè)時(shí)間段進(jìn)行批量問(wèn)責(zé)處分，則即便違紀(jì)行為確實(shí)成立存在，也可能會(huì)讓裁審人員認(rèn)為用人單位系為解除員工而刻意“秋后算賬”，最終以用人單位疏于對(duì)之前的違紀(jì)行為進(jìn)行管理、處分為由認(rèn)定公司違法解除勞動(dòng)合同。
7. 是否已履行用人單位管理權(quán)
對(duì)用人單位是否已履行管理權(quán)的審查，往往出現(xiàn)在持續(xù)性違紀(jì)、發(fā)現(xiàn)較早之前發(fā)生的違紀(jì)行為相關(guān)的違紀(jì)解除案件中，因此在此類(lèi)案件中，員工往往會(huì)以公司在實(shí)際管理中并不禁止該等行為、一貫按此操作為由來(lái)抗辯公司并無(wú)對(duì)此進(jìn)行問(wèn)責(zé)的合理性。比較常見(jiàn)的案件類(lèi)型是虛假報(bào)銷(xiāo)、遲到早退等，此時(shí)用人單位還需要進(jìn)一步給出未能及時(shí)查處該等違紀(jì)行為的合理解釋。以員工長(zhǎng)期提交虛假發(fā)票為例，若員工提交的虛假發(fā)票系出租車(chē)車(chē)票，這類(lèi)報(bào)銷(xiāo)票據(jù)除前往相應(yīng)的公交公司進(jìn)行核實(shí)了解情況外，并無(wú)公開(kāi)系統(tǒng)渠道查詢(xún)發(fā)票真?zhèn)?，此時(shí)若用人單位有明確的制度依據(jù)并配合要求填報(bào)的報(bào)銷(xiāo)信息，證明公司并非不禁止該等行為而只是因?yàn)楣芾硎侄问芟薏艑?dǎo)致未能及時(shí)查處，一般情況下解除行為可獲得司法部門(mén)的認(rèn)可和支持，而如果系增值稅發(fā)票等可以通過(guò)線(xiàn)上渠道查詢(xún)的報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（部分地區(qū)可線(xiàn)上查詢(xún)），盡管從財(cái)務(wù)管理的角度，企業(yè)也不可能對(duì)員工提交的所有票據(jù)進(jìn)行一一核查，未能及時(shí)查處也具有客觀合理性，但司法部門(mén)在審理案件時(shí)可能會(huì)對(duì)此有所疑慮，對(duì)案件結(jié)果也可能會(huì)產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，這一點(diǎn)同樣需要引起用人單位的注意。
8. 規(guī)章制度的民主程序瑕疵
根據(jù)《勞動(dòng)合同法》，用人單位在制定涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。而實(shí)踐中，用人單位在規(guī)章制度進(jìn)行民主程序時(shí)，往往可能存在以下瑕疵：1）民主程序不完善，如僅向全體職工征詢(xún)意見(jiàn)，沒(méi)有與工會(huì)或職工代表平等協(xié)商過(guò)程；2）征詢(xún)意見(jiàn)廣泛性不符合要求，如僅針對(duì)部分員工征求意見(jiàn)，未經(jīng)職工代表大會(huì)或全體職工討論；3）未做好民主程序的證據(jù)保留和固定，如未做好張貼征詢(xún)意見(jiàn)的錄像攝像、民主協(xié)商會(huì)議記錄丟失等。盡管在違紀(jì)解除的勞動(dòng)爭(zhēng)議案件中，司法部門(mén)更多還是聚焦于審查是否存在違紀(jì)行為，以及解除所依據(jù)的規(guī)章制度是否經(jīng)過(guò)了民主流程，而不過(guò)多地審查民主流程的過(guò)程和細(xì)節(jié)，但在實(shí)踐中也存在不少案例，企業(yè)在違紀(jì)解除案件中敗訴的原因系因規(guī)章制度民主程序上的瑕疵，特別是員工違反的是一些不具有普遍性、企業(yè)特殊適用的違紀(jì)規(guī)范或要求。
9. 規(guī)章制度中有關(guān)違紀(jì)處理的程序性規(guī)定
一些用人單位在規(guī)章制度中還會(huì)明確企業(yè)內(nèi)部如何問(wèn)責(zé)處理違紀(jì)行為的程序，比如一些處罰決策程序、聽(tīng)證申訴程序等，司法部門(mén)有時(shí)也會(huì)要求用人單位提供已遵照規(guī)章制度履行相關(guān)內(nèi)部程序的證明材料，因此用人單位在處理違紀(jì)行為時(shí)除滿(mǎn)足法定的程序要件之外，也需要根據(jù)規(guī)章制度完成內(nèi)部的程序事項(xiàng)并保留好相關(guān)證據(jù)。
10. 解除決定通知工會(huì)
依據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律問(wèn)題的解釋?zhuān)ㄒ唬返囊?guī)定，建立了工會(huì)組織的用人單位單方解除勞動(dòng)合同但未依法事先通知工會(huì)的，勞動(dòng)者以用人單位違法解除勞動(dòng)合同為由請(qǐng)求用人單位支付賠償金的，人民法院應(yīng)予支持，但起訴前用人單位已經(jīng)補(bǔ)正有關(guān)程序的除外。因此，通知工會(huì)這一程序性要件同樣也會(huì)一錘定音決定解除是否合法。在通過(guò)工會(huì)這一事項(xiàng)上，用人單位需要注意以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：1）部分地方規(guī)定會(huì)明確要求未建立工會(huì)的用人單位，單方解除時(shí)應(yīng)事先通知用人單位所在地工會(huì)，因此我們往往建議未建立工會(huì)的用人單位在解除前事先通知所在的街道工會(huì)；2）部分集團(tuán)性企業(yè)，在通知工會(huì)時(shí)需要注意工會(huì)主體和用人單位的對(duì)應(yīng)性，若分支機(jī)構(gòu)亦單獨(dú)建立工會(huì)的，應(yīng)通知分支機(jī)構(gòu)工會(huì)；若總公司工會(huì)被批準(zhǔn)覆蓋和兼管各分支機(jī)構(gòu)的民主管理的，應(yīng)通知總公司工會(huì)；若以上兩種情形均不符合，則應(yīng)按照用人單位未建立工會(huì)的情形處理；3）工會(huì)通知補(bǔ)正的時(shí)間節(jié)點(diǎn)為一審起訴前，超過(guò)該時(shí)間節(jié)點(diǎn)的，即便在一審?fù)彆r(shí)已通知工會(huì)，亦不符合法律規(guī)定。
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